МІНІСТЕРСТВО ЕНЕРГЕТИКИ УКРАЇНИ

НАКАЗ

03.12.2020

м. Київ

№ 779

Зареєстровано в Міністерстві юстиції України

02 лютого 2021 р. за № 133/35755

Про затвердження Порядку
розгляду звернень та організації 
особистого прийому громадян у 
Державній інспекції енергетичного 
нагляду України

Відповідно до Закону України "Про звернення громадян"; Указу Президента України від 07 лютого 2008 року N 109 "Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування"; постанов Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року N 348 "Про затвердження Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації", від 17 січня 2018 року N 55 "Деякі питання документування управлінської діяльності"; з метою реалізації конституційного права громадян на особисте звернення до Державної інспекції енергетичного нагляду України

НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Порядок розгляду звернень та організації особистого прийому громадян у Державній інспекції енергетичного нагляду України, що додається.

2. Департаменту комунікацій забезпечити подання цього наказу в установленому порядку на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України.

3. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

4. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

В. о. Міністра	Юрій БОЙКО
ПОГОДЖЕНО:
Т. в. о. Голови Державної інспекції енергетичного нагляду України	Роман БОДНАР
Уповноважений Верховної Ради України з прав людини	Л. Денісова

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ Міністерства енергетики України

03 грудня 2020 року № 779

ПОРЯДОК
розгляду звернень та організації особистого прийому громадян у Державній інспекції енергетичного нагляду України

I. Загальні положення

1. Цей Порядок визначає процедуру приймання, реєстрації, розгляду звернень громадян, контролю за дотриманням строків їх розгляду; основні вимоги до організації і проведення особистого прийому громадян, загальні засади ведення діловодства за зверненнями громадян у Державній інспекції енергетичного нагляду України.

2. Цей Порядок розроблено відповідно до статті 40 Конституції України, Закону України "Про звернення громадян", Указу Президента України від 07 лютого 2008 року N 109 "Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування", постанов Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року N 348 "Про затвердження Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації" (далі - постанова Кабінету Міністрів України N 348), від 24 вересня 2008 року N 858 "Про затвердження Класифікатора звернень громадян" (далі - Класифікатор звернень), від 24 червня 2009 року N 630 "Про затвердження Методики оцінювання рівня організації роботи із зверненнями громадян в органах виконавчої влади", та від 17 січня 2018 року N 55 "Деякі питання документування управлінської діяльності" (далі - постанова Кабінету Міністрів України N 55), інших нормативно-правових актів з питань звернень громадян.

3. Розгляд звернень і проведення особистого прийому громадян у Держенергонагляді є складовою механізму реалізації прав громадян на внесення до органів державної влади пропозицій щодо поліпшення їх діяльності, викриття недоліків у роботі та оскарження дій посадових осіб та органів державної влади.

4. Реалізація визначених законодавством повноважень Держенергонагляду передбачає забезпечення кваліфікованого, неупередженого, об'єктивного і своєчасного розгляду звернень громадян з метою оперативного вирішення порушених у них питань, задоволення законних вимог громадян, поновлення порушених конституційних прав та запобігання надалі таким порушенням.

5. Забороняється відмова у прийнятті та розгляді звернень громадян з посиланням на політичні погляди, партійну належність, стать, вік, віросповідання, національність громадянина, незнання мови звернення.

Особи, які не є громадянами України і законно знаходяться на її території, мають таке саме право на подання звернень, як і громадяни України, якщо інше не передбачено міжнародними договорами.

6. Ведення діловодства за зверненнями громадян, які містять відомості, що становлять державну або іншу таємницю, яка охороняється законом, визначається спеціальними нормативно-правовими актами.

7. У цьому Порядку терміни вживаються у таких значеннях:

заява (клопотання) - звернення громадян із проханням про сприяння реалізації закріплених Конституцією України та чинним законодавством їх прав та інтересів або повідомлення про порушення чинного законодавства чи недоліки в діяльності підприємств, установ, організацій незалежно від форм власності, народних депутатів України, депутатів місцевих рад, посадових осіб, а також висловлення думки щодо поліпшення їх діяльності. Клопотання - письмове звернення з проханням про визнання за особою відповідного статусу, прав чи свобод тощо;

звернення громадян - викладені у письмовій (електронній) або усній формі пропозиції (зауваження), заяви (клопотання) і скарги;

пропозиція (зауваження) - звернення громадян, де висловлюються порада, рекомендація щодо діяльності органів державної влади і місцевого самоврядування, депутатів усіх рівнів, посадових осіб, а також думки щодо врегулювання суспільних відносин та умов життя громадян, вдосконалення правової основи державного і громадського життя, соціально-культурної та інших сфер діяльності держави і суспільства;

скарга - звернення з вимогою про поновлення прав і захист законних інтересів громадян, порушених діями (бездіяльністю), рішеннями державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій, об'єднань громадян, посадових осіб.

8. За ознакою надходження звернення громадян визнаються первинними, повторними, дублетними, неодноразовими, масовими.

Первинні - звернення від окремої особи (групи осіб), яка (які) вперше звернулась (звернулись) до Держенергонагляду з певним питанням.

Повторні - звернення, у яких:

викладається звернення від того самого громадянина (групи осіб) з того самого питання, якщо перше не вирішено по суті або вирішено в неповному обсязі;

оскаржується рішення, прийняте у зв'язку з попереднім зверненням громадянина (групи осіб);

повідомляється про несвоєчасний розгляд попереднього звернення, якщо з часу його надходження минув визначений законодавством строк розгляду, проте відповідь громадянину (групі осіб) не надавалась;

звертається увага на інші недоліки, допущені під час вирішення попереднього звернення громадянина (групи осіб);

викладається звернення від того самого громадянина (групи осіб) з того самого питання, якщо перше вирішено по суті.

Дублетні - звернення тієї самої особи (групи осіб) з того самого питання, що відправлені особою різним адресатам та надіслані ними на розгляд за належністю до Держенергонагляду.

Неодноразові - звернення особи (групи осіб), які надійшли до Держенергонагляду з того самого питання, що і попереднє звернення, проте на попереднє звернення відповідь ще не надана, а визначений законодавством строк його розгляду ще не закінчився.

Масові - звернення, що надходять у великій кількості від різних громадян з однаковим змістом питання.

9. Звернення може бути подане окремою особою (індивідуальне) або групою осіб (колективне).

10. Звернення може бути усним чи письмовим.

Усне звернення викладається громадянином на особистому прийомі або за допомогою засобів телефонного зв'язку через визначені контактні центри та телефонні "гарячі лінії" і записується посадовою особою.

Подання (надсилання) звернення громадянином до Держенергонагляду передбачає його згоду на оброблення і використання персональних даних відповідно до Закону України "Про захист персональних даних".

11. Організація діловодства за зверненнями громадян та організація особистого прийому громадян керівництвом Держенергонагляду покладається на службу діловодства Держенергонагляду (далі - Служба діловодства).

Організація діловодства за зверненнями громадян, зберігання документів у територіальних органах Держенергонагляду покладається на працівника, в посадовій інструкції якого визначені обов'язки з ведення діловодства (далі - діловод).

Відповідальність за зміст, якість підготовки та оформлення на належному рівні документів, дотримання строків розгляду звернень громадян покладається на керівників структурних підрозділів, територіальних органів Держенергонагляду.

12. Відповідальність за організацію діловодства за зверненнями громадян у Держенергонагляді несе керівник Держенергонагляду.

13. Додержання вимог цього Порядку є обов'язковим для всіх структурних підрозділів, територіальних органів Держенергонагляду.

II. Організація роботи з питань приймання, попереднього розгляду та реєстрації звернень громадян

1. Письмове звернення може бути надіслане поштою, через скриньку "Для кореспонденції" або передане громадянином до Держенергонагляду особисто чи через уповноважену ним особу, повноваження якої оформлені відповідно до законодавства, а також з використанням мережі Інтернет, засобів електронного зв'язку (електронне звернення). У разі якщо заявник застосовує ненормативну лексику, вдається до образ або його звернення містить заклики до розпалювання національної, расової, релігійної ворожнечі, працівник, що приймає звернення, може припинити спілкування з ним.

Електронне звернення надсилається на офіційну електронну пошту Держенергонагляду або шляхом заповнення форми для подання електронних звернень громадян до Держенергонагляду (додаток 1), яка розміщена на офіційному вебсайті Держенергонагляду.

В електронному зверненні зазначається електронна поштова адреса, на яку заявнику може бути надіслано відповідь, або відомості про інші засоби зв'язку з ним. Застосування кваліфікованого електронного підпису під час надсилання електронного звернення не вимагається.

2. Діловодство за зверненнями громадян здійснюється на засадах, визначених постановою Кабінету Міністрів України N 55, з урахуванням передбачених постановою Кабінету Міністрів України N 348 особливостей для реєстрації пропозицій (зауважень), заяв (клопотань) і скарг громадян та покладається на Службу діловодства.

3. Усі звернення, що надійшли до Держенергонагляду, приймаються, проходять попередній розгляд, підлягають обов'язковій класифікації відповідно до Класифікатора звернень, реєструються із встановленням строків їх виконання Службою діловодства у день їх надходження (ті, що надійшли в неробочий день та час, - наступного після нього робочого дня) в журналі реєстрації звернень громадян (додаток 2) та/або в автоматизованій інформаційній системі документообігу (далі - Система електронного документообігу).

Датою подання електронного звернення є дата надходження звернення на електронну адресу або дата заповнення електронної форми та її відправлення.

Звернення, адресовані територіальним органам Держенергонагляду, приймаються, проходять попередній розгляд, підлягають обов'язковій класифікації відповідно до Класифікатора звернень, реєструються із встановленням строків їх виконання діловодом у день їх надходження (ті, що надійшли в неробочий час та день, - наступного після нього робочого дня) в журналі реєстрації звернень громадян (додаток 2) та/або в Системі електронного документообігу.

4. Звернення, що надходять від державної установи "Урядовий контактний центр", розглядаються з урахуванням постанови Кабінету Міністрів України від 27 листопада 2019 року N 976 "Деякі питання Єдиної системи опрацювання звернень" та реєструються відповідно до вимог цього Порядку.

5. Звернення громадян в інтересах неповнолітніх і недієздатних осіб подаються їх законними представниками.

6. Попереднє опрацювання звернень громадян у Держенергонагляді проводиться Службою діловодства, а у територіальних органах Держенергонагляду - діловодом з метою визначення:

належності документа до звернень громадян;

дотримання вимог до оформлення звернень громадян, визначених статтею 5 Закону України "Про звернення громадян";

ознак надходження та виду звернень громадян;

суті та стислого змісту звернень громадян.

7. Конверти (вирізки з них), у яких надійшли письмові звернення громадян зберігаються разом зі зверненнями.

8. Звернення громадян оформлюються відповідно до вимог статті 5 Закону України "Про звернення громадян". У зверненні зазначаються прізвище, ім'я, по батькові, місце проживання заявника, контактні дані, викладається суть порушеного питання, зауваження, пропозиції, заяви чи скарги, прохання чи вимоги. Письмові або електронні звернення викладаються прийнятною для обох сторін мовою, розбірливо і чітко у друкованій (письмовій) формі, підписуються заявником (групою осіб) із зазначенням дати.

Розміщена на офіційному вебсайті Держенергонагляду форма для подання електронних звернень громадян містить графи для зазначення громадянином до кого адресоване його звернення, власного прізвища, імені, по батькові, місця проживання, електронної поштової адреси (відомостей про інші засоби зв'язку з ним), викладення суті порушеного питання, зауваження, пропозиції, заяви чи скарги, прохання чи вимоги, дати подання звернення.

Звернення громадян, оформлені без дотримання зазначених вимог, повертаються заявнику з відповідними роз'ясненнями не пізніше як через десять днів від дня їх надходження. Копія такого звернення та другий примірник роз'яснення долучаються до номенклатурної справи.

У разі відсутності додатків, зазначених у зверненні, або окремих аркушів складається акт про повернення документів (додаток 3) у двох примірниках, один з яких надсилається заявнику, а другий примірник зберігається у справі.

9. Розгляд анонімних повідомлень про корупцію здійснюється відповідно до частини п'ятої статті 53 Закону України "Про запобігання корупції".

10. Якщо питання, порушені в одержаному зверненні не належать до компетенції Держенергонагляду, звернення в строк не більше п'яти днів пересилається за належністю відповідному органу чи посадовій особі, про що повідомляється особі, яка подала звернення, у порядку, визначеному статтею 7 Закону України "Про звернення громадян".

11. Забороняється направляти скарги для розгляду тим органам або посадовим особам, дії чи рішення яких оскаржуються.

12. Письмові звернення без зазначення місця проживання, не підписані автором (авторами), а також такі, з яких неможливо встановити авторство, визнаються анонімними і розгляду не підлягають.

13. Повторні звернення від одного й того самого заявника з одного й того самого питання, якщо перше вирішено по суті, а також скарги, подані з порушенням строків, передбачених статтею 17 Закону України "Про звернення громадян", розгляду не підлягають.

Рішення про припинення розгляду такого звернення приймається керівництвом Держенергонагляду, про що повідомляється особі, яка подала звернення.

14. Якщо у повторному зверненні разом з питаннями, що вже розглядались, і на які була надана вичерпна відповідь або за якими прийнято відповідне рішення, зазначено інше питання, нові факти, звернення не є повторним і розглядається у встановленому законодавством порядку.

15. Відповідь за результатами розгляду заяв (клопотань) в обов'язковому порядку дається тим органом, який отримав ці заяви і до компетенції якого входить вирішення порушених у заявах (клопотаннях) питань, за підписом керівника або особи, яка виконує його обов'язки.

16. Кожному зверненню громадянина присвоюється відповідний реєстраційний індекс та дата реєстрації. Реєстраційний індекс звернення складається з частин, які відокремлюються одна від одної тире або дробом. За потреби реєстраційний індекс може бути доповнений іншими позначками.

Реєстраційний індекс має дві обов'язкові частини:

перша частина складається з початкової літери прізвища заявника, а якщо звернення колективне, індекс має містити позначку "КО";

друга частина містить порядковий номер звернення, що надійшло (наприклад: М-115, де М - початкова літера прізвища заявника, 115 - порядковий реєстраційний індекс).

Реєстрація звернень, адресованих територіальним органам, здійснюється шляхом проставляння штампа "3", в якому зазначається реєстраційний індекс звернення, наприклад: А-115-14, де А - початкова літера прізвища заявника, 115 - порядковий реєстраційний індекс, що формується під час реєстрації звернення, 14 - індекс структурної одиниці.

У разі визначення звернення на етапі попереднього розгляду анонімним перша частина реєстраційного індексу повинна містити позначку "БП".

У разі надходження повторних звернень їм надається реєстраційний індекс першого звернення, з додаванням порядкового номера, що проставляється через тире, наприклад: М-115-1, М-115-2 і долучається все попереднє листування.

Дублетні звернення обліковуються за реєстраційним індексом першого звернення з додаванням порядкового номера, що проставляється через дріб (наприклад: М-115/1, М-115/2, М-115/3).

17. Реєстраційний індекс і дата реєстрації зазначаються у реєстраційному штампі, що проставляється в нижньому правому куті або на іншому вільному від тексту місці першої сторінки документа, крім місця, призначеного для підшивання, та містить найменування органу, що провів реєстрацію. Реєстраційний штамп проставляється відповідними технічними засобами.

На вимогу громадянина, який подав письмове звернення до Держенергонагляду, на першому аркуші копії звернення проставляється штамп із зазначенням найменування органу, дати отримання документа та підпис працівника, який отримав документ, і така копія повертається громадянину.

Реєстрація звернень, що надійшли під час особистого прийому громадян, через телефонну "гарячу лінію" здійснюється на загальних підставах, визначених цим Порядком, з внесенням до журналу реєстрації звернень громадян та/або до Системи електронного документообігу, відповідної інформації про спосіб отримання документа.

III. Порядок розгляду звернень громадян

1. Розгляд звернень громадян, що надійшли до Держенергонагляду від Героїв Радянського Союзу, Героїв Соціалістичної Праці, осіб з інвалідністю внаслідок війни та жінок, яким присвоєно почесне звання України "Мати-героїня" здійснюється під особистим контролем керівника Держенергонагляду або його заступників.

Звернення громадян, які мають установлені законодавством пільги, розглядаються першочергово.

Розгляд звернень громадян спрямовується на об'єктивне вирішення порушених авторами звернень питань, підготовку, супроводження, прийняття рішення про усунення причин і умов, які спонукають авторів скаржитись, надання відповідних роз'яснень, у тому числі за результатами вивчення та перевірки на місцях, викладених у зверненнях обставин, проведення інших заходів.

2. Звернення громадян, оформлені належним чином і подані в установленому порядку, підлягають розгляду відповідно до положень цього Порядку.

3. Після реєстрації та перевірки наявності попереднього листування звернення передаються Службою діловодства на розгляд і резолюцію керівнику Держенергонагляду або його заступникам відповідно до розподілу функціональних обов'язків.

4. Розглянуті керівником Держенергонагляду або його заступниками відповідно до розподілу функціональних обов'язків звернення повертаються з відповідною резолюцією до Служби діловодства, який того самого дня вносить інформацію стосовно виконавців до відповідного реєстраційного журналу та/або до Системи електронного документообігу і передає звернення на виконання самостійному структурному підрозділу Держенергонагляду відповідно до резолюції.

У територіальних органах Держенергонагляду резолюцію накладає керівник територіального органу або особа, яка виконує його обов'язки, після чого діловод того самого дня вносить інформацію стосовно виконавців до відповідного реєстраційного журналу та/або до Системи електронного документообігу і передає звернення на виконання.

5. Резолюція керівництва Держенергонагляду може містити доручення керівнику самостійного структурного підрозділу, територіального органу Держенергонагляду щодо підготовки проєкту відповіді на звернення або надання відповіді на звернення.

6. Підготовку та надання відповіді на звернення громадян забезпечують посадові особи, зазначені у резолюції керівництва Держенергонагляду.

Звернення громадян, виконавцями яких є декілька структурних підрозділів, передаються посадовій особі, визначеній у резолюції першою (далі - головний виконавець).

7. Головний виконавець організовує роботу співвиконавців, зокрема визначає строки подання ними пропозицій, порядок погодження і підготовки проєкту відповіді.

8. Співвиконавці відповідають за підготовку на належному рівні та своєчасне подання пропозицій головному виконавцю. У разі несвоєчасного подання пропозицій співвиконавцями головний виконавець інформує про це особу, яка надала доручення (наклала резолюцію на звернення).

9. Перед поданням проєкту відповіді на підпис керівнику Держенергонагляду або особі, яка виконує його обов'язки, а в територіальних органах Держенергонагляду - керівнику територіального органу, працівник, який підготував відповідь, зобов'язаний перевірити правильність складання та оформлення проєкту відповіді, посилань на акти законодавства, уточнити цифрові дані, наявність необхідних віз посадових осіб, що погоджують документ відповідно до їх компетенції, та додатків.

10. Відповідь заявнику надається на підпис разом з відповідним зверненням, інформацією співвиконавців та попереднім листуванням (за наявності).

11. Відповідь на звернення має бути вмотивованою та ґрунтуватися на нормах законодавства.

12. Відповіді про результати розгляду звернень громадян оформлюються державною мовою відповідно до Закону України "Про забезпечення функціонування української мови як державної", якщо інше не визначено законом.

13. Відповіді на звернення громадян надсилаються на бланках Держенергонагляду, а у територіальних органах Держенергонагляду - на бланку територіального органу.

14. Відповідь на звернення повинна містити внизу останньої сторінки повідомлення про те, що персональні дані, вказані заявником у зверненні (запиті), захищаються та обробляються Держенергонаглядом відповідно до Закону України "Про захист персональних даних" (додаток 4).

15. Після підписання відповіді на звернення, головний виконавець передає відповідь разом з усіма документами, що його стосуються, для реєстрації до Служби діловодства. В територіальних органах Держенергонагляду підписану відповідь на звернення реєструє діловод.

16. Законвертовані відповіді на звернення громадян надаються Службі діловодства для централізованої відправки через поштове відділення, а ті, в яких зазначено електронну адресу, надаються Службі діловодства для відправки з офіційної електронної адреси.

Відправку вихідної кореспонденції за підписом керівників структурних підрозділів за допомогою поштового зв'язку та/або електронною поштою здійснює діловод.

17. Звернення громадян після їх вирішення з усіма документами щодо їх розгляду і вирішення мають бути повернуті до Служби діловодства, а у територіальних органах діловоду для централізованого формування справи, картотек, банку даних. Формування і зберігання справ у виконавців забороняються.

IV. Строки розгляду звернень громадян

1. Строки розгляду звернень громадян обчислюються у календарних днях, починаючи з дня їх реєстрації.

2. Звернення громадян розглядаються та вирішуються у строк не більше одного місяця з дня їх надходження, а ті, які не потребують додаткового вивчення, невідкладно, але не пізніше п'ятнадцяти днів від дня їх надходження.

3. Якщо в місячний строк вирішити порушені у зверненні питання неможливо, за рішенням керівництва Держенергонагляду, а в територіальних органах за рішенням начальника управління, встановлюється необхідний строк для його розгляду, про що повідомляється особі, яка подала звернення. При цьому загальний строк вирішення питань, порушених у зверненні, не може перевищувати сорока п'яти днів.

4. Датою виконання звернень громадян є дата реєстрації відповіді на них або дата надання вмотивованих роз'яснень заявнику.

V. Моніторинг і контроль за розглядом звернень громадян

1. Моніторинг за виконанням звернень громадян здійснюється з метою своєчасного та належного їх виконання.

2. На контролі в Держенергонагляді перебувають усі зареєстровані звернення громадян, за винятком звернень, що не підлягають розгляду.

Служба діловодства здійснює моніторинг і контроль за строками виконання звернень громадян, що подані під час особистого прийому громадян керівництвом Держенергонагляду. В територіальних органах Держенергонагляду моніторинг і контроль за виконанням звернень громадян, поданих під час особистого прийому керівниками територіальних органів, здійснює діловод.

3. Служба діловодства, а в територіальних органах Держенергонагляду діловод здійснюють контроль за розглядом звернень громадян відповідно до строків виконання, зазначених у журналі реєстрації звернень громадян та/або в Системі електронного документообігу.

Служба діловодства здійснює моніторинг звернень громадян, які знаходяться на контролі, за результатами якого:

щотижня готує та направляє до самостійних структурних підрозділів (головних виконавців) в електронному вигляді інформацію (нагадування) про контрольні звернення громадян, строк виконання яких настає, для вжиття відповідних заходів щодо їх розгляду;

щомісяця надає інформацію (доповідна, службова записка) начальнику Управління документообігу про стан роботи зі зверненнями громадян (зокрема, про порушення строків розгляду звернень та несвоєчасне надання відповідей заявникам), подає у паперовому вигляді перелік звернень громадян у розрізі самостійних структурних підрозділів, щодо яких установлений строк розгляду минув.

У територіальних органах Держенергонагляду моніторинг звернень громадян здійснює діловод.

4. Зняття з контролю звернень громадян проводиться тільки після надання вичерпної відповіді на порушені у зверненні питання, а також даних про те, коли і ким надано відповідь, про що у журналі реєстрації звернень громадян або у Системі електронного документообігу Служба діловодства, а у територіальних органах Держенергонагляду діловод, на основі наданої головними виконавцями інформації вносить інформацію про результати розгляду з обов'язковим зазначенням вихідного номера та дати листа - відповіді на звернення, прізвища, імені, по батькові виконавця, стислого змісту результатів розгляду (задоволено, відмовлено, роз'яснено або переадресовано) з додаванням копії листа - відповіді, яка підтверджує результати розгляду.

5. Звернення, на які надаються попередні (проміжні) відповіді, з контролю не знімаються. Після прийняття рішення, вжиття заходів щодо вирішення питань, порушених у зверненні та надання письмової відповіді, звернення знімається з контролю.

6. Контроль за зверненнями громадян, що надходять до Держенергонагляду від державної установи "Урядовий контактний центр", здійснює Служба діловодства.

VI. Організація особистого прийому громадян

1. Особистий прийом громадян здійснюється Головою Держенергонагляду, заступниками Голови Держенергонагляду за попереднім записом у дні та години відповідно до Графіка особистого прийому громадян, затвердженого в установленому порядку (далі - Графік).

2. Інформація про порядок особистого прийому громадян у Держенергонагляді і Графік розміщуються на офіційному вебсайті Держенергонагляду та на спеціальних стендах у приміщенні Держенергонагляду.

3. Особистий прийом громадян проводиться у приміщенні (приймальні громадян) за адресою: вул. Дорогожицька, буд. 11/8, м. Київ, 04112. Прийом громадян може проводитися в інших приміщеннях, визначених керівництвом Держенергонагляду.

Особистий прийом громадян керівниками структурних підрозділів, територіальних органів Держенергонагляду проводиться в дні та години відповідно до Графіка у визначених керівниками місцях.

4. Запис громадян на особистий прийом до Голови Держенергонагляду проводиться у разі, якщо питання, порушене громадянином, не вирішено після особистого прийому заступників Голови Держенергонагляду.

5. Запис громадян на особистий прийом до заступників Голови Держенергонагляду проводиться у разі, якщо питання, порушене громадянином, не вирішено по суті після особистого прийому керівників структурних підрозділів, територіальних органів Держенергонагляду.

6. Попередній запис на особистий прийом до Голови Держенергонагляду, заступників Голови Держенергонагляду здійснюється працівником Служби діловодства протягом перших десяти днів місяця, запис може здійснюватися по телефону.

Для попереднього запису громадян на особистий прийом працівник Служби діловодства, який проводить запис, фіксує прізвище, власне ім'я та по батькові (за наявності), адресу проживання, номери контактних телефонів громадянина, який записується на прийом, або відомості щодо інших засобів зв'язку з ним, зміст питань, що порушуватимуться перед посадовою особою Держенергонагляду та зазначає до яких службових осіб чи органів державної влади він звертався і яке було прийнято рішення.

7. Під час попереднього запису на особистий прийом громадянин (його представник) може надати копії наявних рішень, прийнятих із цих питань, а також інші документи по суті питань, що порушуватимуться на особистому прийомі.

8. Працівниками Служби діловодства може надаватися допомога заявникам з обмеженими фізичними можливостями в оформленні викладу змісту питань, що порушуватимуться перед посадовою особою Держенергонагляду.

9. З'ясування інших відомостей про громадянина (його представника), одержання іншої інформації, яка не стосується змісту порушених питань, під час запису на особистий прийом посадовими особами Держенергонагляду не допускається.

10. Облік особистого прийому громадян ведеться у журналі обліку особистого прийому громадян у Державній інспекції енергетичного нагляду України (додаток 5).

11. Служба діловодства складає список громадян, які виявили бажання потрапити на особистий прийом до Голови Держенергонагляду, заступників Голови Держенергонагляду, та подає до самостійних структурних підрозділів Держенергонагляду матеріали, викладені у зверненнях громадян, що увійшли до цього списку, для вивчення, опрацювання та надання інформації відповідно до їх компетенції.

12. За добу до проведення особистого прийому громадян, службові записки за підписом відповідного керівника структурного підрозділу про результати опрацювання наданих матеріалів за зверненнями громадян передаються посадовій особі, що проводить особистий прийом.

13. За добу до проведення особистого прийому Служба діловодства інформує записаного на прийом громадянина (його представника) про час та місце проведення особистого прийому або про відмову в записі на особистий прийом за наявності підстав, з відповідними роз'ясненнями у телефонному режимі.

14. Послідовність прийому громадян визначається у день особистого прийому посадовою особою Держенергонагляду.

15. Для участі в особистому прийомі посадовими особами Держенергонагляду громадяни зобов'язані надати документи, що засвідчують особу або наявність повноважень на представництво інтересів іншої особи.

16. У записі на особистий прийом може бути відмовлено з таких підстав:

1) повторне звернення одного й того самого громадянина з питання, що вже надавалося ним до Держенергонагляду для розгляду та опрацювання й було надано обґрунтовану відповідь та/або вирішено по суті;

2) звернення з приводу оскарження рішення, що було подане з порушенням строків, визначених статтею 17 Закону України "Про звернення громадян".

17. Забороняється відмова громадянинові в записі на особистий прийом з підстав ознак раси, кольору шкіри, політичних, релігійних та інших переконань, статі, етнічного та соціального походження, майнового стану, місця проживання, мовних або інших ознак.

18. У прийомі громадян можуть брати участь представники громадян, повноваження яких оформлені в установленому порядку, та особи, які перебувають у родинних стосунках з такими громадянами, за умови подання відповідних підтвердних документів. Присутність сторонніх осіб під час проведення особистого прийому не допускається.

19. Прийом іноземців та осіб без громадянства здійснюється в порядку, встановленому законодавством, за потреби - за участю перекладача.

20. За відсутності посадових осіб, які мали проводити особистий прийом громадян, особистий прийом проводить уповноважена ними посадова особа, про що повідомляються громадяни, які прибули на особистий прийом.

У разі незгоди громадянина на здійснення особистого прийому іншою уповноваженою посадовою особою він має право подати письмове звернення, яке реєструється та опрацьовується відповідно до Закону України "Про звернення громадян", або записатися на наступний згідно з Графіком особистий прийом відповідної посадової особи Держенергонагляду.

21. Посадова особа під час особистого прийому громадян розглядає питання по суті, надає обґрунтоване роз'яснення відповідно до законодавства та вживає заходів щодо усунення порушень (за їх наявності).

Якщо вирішити порушене питання безпосередньо під час особистого прийому неможливо, воно розглядається в тому самому порядку, що й письмове звернення. Про результати такого розгляду громадянинові надається письмова відповідь.

Відповідь на звернення, що подано під час особистого прийому Голови Держенергонагляду, заступників Голови Держенергонагляду, надається за підписом тієї особи, яка здійснювала цей прийом, а у разі її відсутності - посадової особи, яка виконує її обов'язки.

22. Під час особистого прийому для забезпечення кваліфікованого роз'яснення поставлених громадянином питань можуть залучатися працівники відповідних структурних підрозділів Держенергонагляду.

У разі якщо порушене громадянином питання вирішено на особистому прийомі, до картки обліку особистого прийому громадян у Державній інспекції енергетичного нагляду України (додаток 6) вноситься відповідна відмітка.

23. Письмові та усні звернення (пропозиції, заяви і скарги), подані під час особистого прийому, передаються до Служби діловодства для реєстрації. Звернення, подані під час особистого прийому керівників територіальних органів Держенергонагляду, реєструється діловодом у журналі реєстрації звернень громадян з відповідною поміткою.

24. Облік прийому громадян керівництвом Держенергонагляду та контроль за дотриманням строків розгляду звернень, прийнятих під час особистого прийому, здійснюються Службою діловодства.

25. Облік громадян, яких особисто приймають посадові особи територіальних органів Держенергонагляду, та контроль за дотриманням строків розгляду звернень здійснюються діловодом.

VII. Аналіз та узагальнення інформації щодо стану роботи зі зверненнями громадян

1. Письмові (електронні) та усні звернення громадян, а також зауваження, які в них містяться, систематично, але не менше одного разу на квартал, узагальнюються й аналізуються Службою діловодства з метою своєчасного виявлення причин, що призводять до порушення конституційних прав і законних інтересів громадян, вивчення громадської думки, вдосконалення роботи Держенергонагляду. Аналіз звернень громадян здійснюється з урахуванням причин, які призводять до повторних і колективних скарг та змушують громадян звертатися до органів державної влади вищого рівня, редакцій газет і журналів з питань, які можуть і повинні розглядатись Держенергонаглядом, для вжиття заходів щодо їх усунення.

2. Звіт про стан розгляду звернень подається до Служби діловодства територіальними органами Держенергонагляду за I, II, III, IV квартали, півріччя та рік до 05 числа місяця, наступного за звітним періодом.

За результатами наданих звітів, Служба діловодства проводить до 15 числа місяця, наступного за звітним періодом аналіз наданої інформації, після чого зазначені звіти подаються керівнику Держенергонагляду.

VIII. Зберігання матеріалів діловодства за зверненнями громадян

1. Формування справ та зберігання матеріалів за зверненнями громадян здійснюються в порядку, встановленому постановою Кабінету Міністрів України N 348.

2. Розглянуті звернення з усіма документами щодо їх розгляду і вирішення розміщуються у справах за хронологічним, територіальним або алфавітним принципом.

Документи становлять у справі самостійну групу і вміщуються у м'яку обкладинку. Обкладинка справи оформлюється за встановленою формою (додаток 7). У разі одержання повторного звернення або додаткових документів вони підшиваються до цієї групи документів.

При формуванні справ перевіряються правильність долучення документів до справи, їх повнота (комплектність).

Звернення, зареєстровані територіальними органами, залишаються у територіальному органі Держенергонагляду для формування справи, банку даних, тимчасового зберігання та передачі у подальшому до Служби діловодства відповідно до номенклатури справ.

3. Справи та матеріали за зверненнями громадян зберігаються у Службі діловодства.

4. Працівники Служби діловодства у разі необхідності надають матеріали справ за зверненнями громадян та іншої необхідної інформації виконавцям звернень.

5. Строк зберігання документів за зверненнями громадян визначається номенклатурою справ Держенергонагляду та становить 5 років.

6. Після закінчення встановлених строків зберігання звернення громадян та документи щодо їх розгляду підлягають знищенню у порядку, встановленому наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року N 1000/5 "Про затвердження Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях", зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 22 червня 2015 року за N 736/27181.

Директор Департаменту комунікацій Міністерства енергетики України

Сергій КРЕЩЕНКО

Додаток 1
до Порядку розгляду звернень

та організації особистого прийому громадян 

у Державній інспекції енергетичного 

нагляду України

(пункт 1 розділу II)

Форма для подання електронних звернень громадян 

до Державної інспекції енергетичного нагляду України

Установа	Державна інспекція енергетичного нагляду України Місцезнаходження: вул. Дорогожицька, 11/8, м. Київ, 04112
	*вибирається заявником управління Держенергонагляду, до якого він звертається*
Електронне звернення**
Індивідуальне Колективне (Необхідне відмітити)
*Прізвище, ім'я, по батькові (за наявності)
*Місце проживання громадянина (заявника), електронна поштова адреса
Вид звернення: Пропозиція (зауваження), заява (клопотання), скарга** (Необхідне відмітити)
*Зміст звернення	(Суть порушеного питання, зауваження, заяви, скарги).
*Дата подачі електронного звернення
Прошу надати відповідь у визначений законом термін. Відповідь надати:
*Електронна поштова адреса, або відомості про інші засоби зв'язку із заявником (контактний номер телефону)	(Вказати електронну пошту)
Підпис заявника (у разі наявності електронного цифрового підпису)

____________
* Поле є обов'язковим для заповнення.

** Примітка: звернення, оформлене без дотримання зазначених вимог, повертається заявнику з відповідними роз'ясненнями.

*** Під зверненнями громадян слід розуміти викладені в письмовій або усній формі пропозиції (зауваження), заяви (клопотання) і скарги, викладені відповідно до вимог статті 3 Закону України "Про звернення громадян".

Пропозиція (зауваження) - звернення громадян, де висловлюються порада, рекомендація щодо діяльності органів державної влади і місцевого самоврядування, депутатів усіх рівнів, посадових осіб, а також висловлюються думки щодо врегулювання суспільних відносин та умов життя громадян, вдосконалення правової основи державного і громадського життя, соціально-культурної та інших сфер діяльності держави і суспільства.

Заява (клопотання) - звернення громадян із проханням про сприяння реалізації закріплених Конституцією та чинним законодавством їх прав та інтересів або повідомлення про порушення чинного законодавства чи недоліки в діяльності підприємств, установ, організацій незалежно від форм власності, народних депутатів України, депутатів місцевих рад, посадових осіб, а також висловлення думки щодо поліпшення їх діяльності. Клопотання - письмове звернення з проханням про визнання за особою відповідного статусу, прав чи свобод тощо.

Скарга - звернення з вимогою про поновлення прав і захист законних інтересів громадян, порушених діями (бездіяльністю), рішеннями державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій, об'єднань громадян, посадових осіб.

Додаток 2
до Порядку розгляду звернень

та організації особистого прийому громадян 

у Державній інспекції енергетичного 

нагляду України

(пункт 3 розділу II)

ЖУРНАЛ
реєстрації звернень громадян

N з/п	Дата підписання / надсилання / звернення	Дата надходження та реєстраційний індекс	Прізвище, ім'я, по батькові (за наявності), місце проживання (електронна адреса, номер телефону), категорія, соціальний стан заявника	Звідки надіслано, дата, індекс, взяття на контроль	Вид звернення, форма та ознака надходження	Основні та додаткові питання, короткий зміст	Зміст резолюції, її автор та дата, виконавець, строк виконання	Відмітка про передачу на виконання	Відмітка про виконання, результати розгляду, зняття з контролю	Номер справи за номенкла- турою
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11

Додаток 3
до Порядку розгляду звернень

та організації особистого прийому громадян 

у Державній інспекції енергетичного 

нагляду України

(пункт 8 розділу II)

АКТ
про повернення документів

Додаток 4
до Порядку розгляду звернень

та організації особистого прийому громадян 

у Державній інспекції енергетичного 

нагляду України

(пункт 14 розділу III)

 

_____________________________________________________________________________________ Персональні дані, вказані Вами у зверненні (запиті), захищаються та обробляються Державною інспекцією енергетичного нагляду України відповідно до Закону України "Про захист персональних даних".

Додаток 5
до Порядку розгляду звернень

та організації особистого прийому громадян 

у Державній інспекції енергетичного 

нагляду України

(пункт 10 розділу VI)

ЖУРНАЛ
обліку особистого прийому громадян у Державній інспекції енергетичного нагляду України

N з/п	Дата прийому	Хто приймає	Прізвище, ім'я, по батькові (за наявності), місце проживання, категорія (соціальний стан) громадянина	Порушені питання		Кому доручено розгляд, зміст доручення, строк виконання	Результати розгляду, індекс, дата одержання відповіді від виконавця
				стислий зміст	індекси
1	2	3	4	5	5а	6	7

Додаток 6
до Порядку розгляду звернень

та організації особистого прийому громадян 

у Державній інспекції енергетичного 

нагляду України

(пункт 22 розділу VI)

КАРТКА
обліку особистого прийому громадян у Державній інспекції енергетичного нагляду України

Додаток 7
до Порядку розгляду звернень

та організації особистого прийому громадян 

у Державній інспекції енергетичного 

нагляду України

(пункт 2 розділу VIII)

Державна інспекція енергетичного нагляду України
_____________________________________________________________________________________

____________